近年、ビジネスシーンにおいて紙の契約書に代わり、「電子契約」が急速に普及しています。電子データで契約を締結する方法は、業務効率化、コスト削減など多くのメリットがあります。

電子契約に関する法律

「電子署名法」によれば、電子的に作成された書類であっても、本人による電子署名が行われていれば真正に成立したものと推定するとされています。
つまり、電子署名が行われていれば、押印のある書面に適用される二段の推定と同様の効力を発揮するということです。

二段の推定とは、民事訴訟における契約書の作成に関連して使われる言葉です。
契約書を証拠として取り扱うときに、本人の印鑑が押されているのであれば、本人の意思によって捺印されたと推定します（一段目の推定）。これは印鑑は適切に保管されるため第三者が勝手に持ち出して使うことはないという推定です。
また、本人の意思によって捺印された契約書は、真正に成立したと推定します。（二段目の推定）これは民事訴訟法の「私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。」という規定が根拠となっています。

電子契約と書面契約の違いとは

タイムスタンプ

電子契約と書面契約との大きな違いは、電子契約はデータのやりとりによって契約を締結するため、システム上でタイムスタンプを付与することにより、改ざんを防いでいるという点です。
電子契約サービスを通して契約を締結する際に付与される電子的なスタンプにより、タイムスタンプが刻印されることで刻印された日時に電子データが存在していたことが証明されます。

電子証明書

電子証明書は、情報を送信したのが契約者本人であることを証明するための仕組みです。
電子契約の際、契約書の送信者は第三者機関である認証局に電子証明書をあらかじめ発行してもらい、電子契約サービス利用時に電子証明書による認証を行うことで、本人であるという証明ができます。書面契約での印鑑と同じ役割です。
一番身近なものでいうと、マイナンバーカードに電子証明書の機能があります。
法人などの場合、法務局などで電子証明書を発行してもらうことができます。

電子証明書を利用して本人認証を行うのが電子署名タイプで電子署名法に則った厳格な本人認証が出来ます。電子署名タイプ（当事者型）と呼ばれます。

電子サイン（立会人型）

電子証明書を利用した電子署名タイプは電子証明書の準備など契約者の負担は大きいです。
そのため、電子サインタイプという方式も使われています。

電子サインタイプとは、契約締結の当事者ではない第三者が、電子署名を付与する方法で「立会人型」とも呼ばれます。
当該第三者はあらかじめ電子契約サービスのユーザー登録を行い、サービスへのログイン認証と、登録したアドレス宛に送信した認証メールを受信できたかどうかの組み合わせで本人確認を行います。契約者に負担が少なく、利便性を重視した電子契約の方式といえます。

電子契約のメリット

電子契約には業務効率化やコスト削減といったメリットがあります。
具体的に紹介いたします。

業務効率化

書面での契約書の場合、作成した書類を印刷、製本、押印、郵送、といった作業が発生し、先方にも郵送物を受け取ってもらい、内容確認、押印、返送といった作業が必要となります。
また、紙の契約書はファイリング等、保管も大変です。

電子契約であれば、システム上で手続きを完結できるため、書面での契約締結に必要な手間がかかりません。
また保管も簡単です。また、電子データのため検索性に優れており、契約書類を探す手間もかかりません。

コスト削減

電子契約では、書面の印刷にかかる費用、郵送代、印紙代といったコストが不要になります。保管のためのファイルやキャビネットなども必要ありません。

ただし、電子契約には電子契約システムの利用料がかかります。
契約書の締結が滅多に発生しない場合は割高になる可能性もあります。
契約書の締結の頻度が高い事業所であればコスト削減につながる可能性は高いといえます。

まとめ

契約書の作成業務が多い事業者様は電子契約を利用することで業務効率化やコスト削減することができる可能性が高いです。
是非ご検討してみてはいかがでしょうか。
当事務所でも電子契約書で契約を締結しています。

当事務所では中小企業のDX推進をお手伝いさせて頂いております。
電子契約システムの導入や、運用方法でお困りでしたら当事務所にご相談ください。