建設業許可や宅建業免許、産業廃棄物収集運搬業許可など、許認可申請の手続きを進めていると、必ずと言っていいほど登場するのが「登記されていないことの証明書」です。

住民票や身分証明書（本籍地発行）とは異なり、普段目にすることが少ないため、「どこで取るの？」「どうやって書くの？」と迷われる方が多い書類の一つです。特に、外国籍の役員がいらっしゃる場合、申請書の書き方に独自のルールがあるため注意が必要です。

今回は、この「登記されていないことの証明書」の取得ルールと、特に間違いやすい外国籍の方の氏名記載方法、そして意外と知られていない「発行の仕組み」について解説します。

そもそも「登記されていないことの証明書」とは？

この書類は、あなたが「成年被後見人・被保佐人」として登録（登記）されていないこと、つまり「法的に判断能力があり、契約などの行為を単独で行える状態であること」を法務局が証明するものです。

多くの許認可では、役員等が成年被後見人等に該当しないことが要件（欠格事由に該当しないこと）となっているため、この証明書の提出が求められます。

1. 住所は関係なし！「本局」なら全国どこでも取得可能

住民票は住所地の役所、戸籍は本籍地の役所で取得しますが、「登記されていないことの証明書」は住所地に関係なく取得できます。

ただし、法務局ならどこでも良いわけではありません。

原則として、各都道府県の法務局・地方法務局の「本局（ほんきょく）」の戸籍課窓口に行く必要があります。

【ポイント】

• 支局や出張所では取得できません。必ず「本局」へ行きましょう。

• 住所がどこであっても、最寄りの「本局」で取得可能です。

（例）住所が「千葉県」にあっても、仕事で「東京都」にいる場合、九段下にある「東京法務局（本局）」で取得して問題ありません。

※郵送で請求する場合は、「東京法務局 後見登録課」のみの取り扱いとなりますのでご注意ください。

2. 外国籍の方の申請書の書き方（氏名欄のルール）

日本国籍の方の場合、氏名は住民票通りに記載すれば良いですが、外国籍の方の場合は、在留カード等の表記に合わせて書き分ける必要があります。

申請書の【氏名】欄は、以下のパターンに従って記入してください。

パターンA：氏名が「漢字」の場合

中国や台湾、韓国等の国籍で、氏名が漢字表記の方は、そのまま漢字で記入します。

• 記入例： 王　〇〇

パターンB：氏名が「アルファベット」の場合

欧米圏の方など、氏名がアルファベット表記の場合は、「カタカナ（読み仮名）」を書き、その横にカッコ書きで「アルファベット」を併記します。

なぜカタカナが必要かというと、法務局のデータベース（後見登記等ファイル）が「カタカナ」で検索・管理されているためです。

• 記入例： スミス　ジョン（SMITH JOHN）

パターンC：通称（通称名）がある場合

住民票等に登録されている「通称」を使用している場合は、本名のあとにカッコ書きで「通称」を併記します。

• 記入例（アルファベット＋通称）：

  キム　チョルス（金　哲秀）

  ※この場合、基本は本名（カタカナ）＋（通称漢字）となります。

3. 【最重要】間違えても「そのまま発行」されてしまう罠

この証明書の取得において、最も注意が必要なのが「書いた内容がそのまま証明書になる」という点です。

この証明書は「申請書に書かれた人物の情報が、後見登記のデータベースに載っていないこと」を証明する仕組みになっています。そのため、以下の2点に注意が必要です。

① 内容を間違えると「無効」な証明書に

もし、申請書に書く「住所」や「生年月日」を間違えてしまった場合、データベース上には当然その人物は存在しません。そのため、間違った情報のまま「登記されていないことの証明書」が発行されてしまいます。

許認可の申請窓口では、住民票と突き合わせて確認を行うため、1文字でも違えば「同一人物とみなされない」ため無効となり、再度法務局へ行って取り直し（手数料も再支払い）になってしまいます。

② 手書きの文字のクセもそのまま印刷

申請書の「証明を受ける方」の欄に書いた文字は、スキャン等の処理を経て証明書に転写・印字されます。

窓口で急いで記入し、文字が乱れてしまったり、訂正印だらけになったりすると、そのままの見た目で証明書が発行されてしまいます。

【プロからのアドバイス】

きれいな証明書を取得したい場合は、法務局のホームページから「入力可能なPDF形式の申請書」をダウンロードし、パソコンで入力してから印刷して持参するのがおすすめです。これなら読みやすく、美しい証明書が発行されます。

東京法務局ホームページ

面倒な書類収集はお任せください

「登記されていないことの証明書」は、以下のポイントを押さえておけばスムーズに取得できます。

1. 場所： 住所に関わらず、近くの法務局「本局」へ行く。

2. 記載： 一文字でも間違えると取り直しになるため、正確に記入する。

3. コツ： きれいな証明書のために、PC入力等の活用を。

とはいえ、平日の日中に法務局の本局へ出向いたり、独自の記載ルールを確認したりするのは、お忙しい事業者様にとって大きな負担となります。

弊事務所では、許認可申請の代行はもちろん、今回解説した「登記されていないことの証明書」を含む各種添付書類の代理取得も承っております。

• 「書類集めから丸ごと任せたい」

• 「外国籍の役員がいるが、手続きに不安がある」

• 「本業が忙しく、法務局に行く時間がない」

このようにお考えの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。正確かつスピーディーな書類収集で、スムーズな許可取得をサポートさせていただきます。