雇用理由書の書き方｜技人国申請で使えるテンプレートと記載例

外国人を採用し、在留資格「技術・人文知識・国際業務」などの申請をするときに、会社側で作成することがあるのが「雇用理由書」です。

しかし、初めて外国人を採用する企業の担当者からは、次のようなご相談をいただくことがあります。

「雇用理由書には何を書けばよいのか」
「決められた様式はあるのか」
「雇用契約書を提出すれば、雇用理由書は不要なのか」
「学歴と仕事内容の関連性をどのように説明すればよいのか」

雇用理由書は、単に「人手が足りないため採用します」と説明する書類ではありません。

会社の事業内容、外国人に担当してもらう業務、その外国人の学歴・職歴などを整理し、申請する在留資格に該当する仕事であることを説明するための書類です。

この記事では、外国人を採用する企業向けに、雇用理由書の役割、書き方、そのまま利用できるテンプレート、記載例、作成時の注意点を解説します。

雇用理由書とは

雇用理由書とは、外国人を採用する会社が、次のような事項を出入国在留管理局に説明するために作成する書類です。

・どのような事業を行っている会社なのか
・外国人を採用することになった経緯
・入社後にどのような業務を担当させるのか
・申請人の学歴や職歴が業務にどう生かされるのか
・申請する在留資格に該当する業務であるか

実務上は「採用理由書」「雇用理由説明書」「職務内容説明書」などの名称が使われることもあります。

書類の名称よりも、会社の事業、採用する外国人の経歴、入社後の業務内容を一貫した流れで説明できていることが重要です。

雇用理由書は必ず提出する必要がある？

在留資格「技術・人文知識・国際業務」の一般的な提出書類一覧には、「雇用理由書」という名称の書類は、すべての申請に共通する必須書類として掲げられているわけではありません。

一方で、提出書類は勤務先企業のカテゴリーや申請内容によって異なり、審査の過程で追加資料の提出を求められる場合もあります。出入国在留管理庁の案内でも、労働条件を明示する書類、申請人の学歴・職歴を証明する書類、会社の事業内容を明らかにする資料などが案内されています。

雇用契約書や申請書だけで、仕事内容と学歴・職歴の関連性が十分に伝わる場合には、雇用理由書を提出しなくても審査内容を説明できることがあります。

しかし、次のようなケースでは、雇用理由書を作成して申請内容を補足することが有効です。

雇用理由書を提出した方がよいケース

仕事内容が申請書だけでは伝わりにくい場合

申請書の職務内容欄には、記載できる文字数やスペースに限りがあります。

「営業」「通訳」「マーケティング」「生産管理」といった職種名だけでは、実際にどのような業務を行うのか分かりません。

担当する商品、顧客、使用する言語、業務の進め方、成果物などを雇用理由書で具体的に説明します。

学歴と仕事内容の関連性が分かりにくい場合

技術・人文知識・国際業務の申請では、原則として、大学や専門学校で学んだ内容または一定の実務経験と、入社後に担当する業務との関連性が審査されます。

例えば、経営学部を卒業した外国人をマーケティング担当者として採用する場合は、単に「経営学部卒業」と記載するだけでなく、大学で履修したマーケティング論、統計学、市場調査、経営戦略などが、入社後の業務にどう生かされるのかを説明します。

複数の業務を担当させる場合

「通訳・翻訳、海外営業、顧客対応、一般事務」など、複数の業務を担当させる場合は、それぞれの業務内容と業務量を整理する必要があります。

在留資格に該当する業務と、それ以外の補助的な業務が混在する場合には、主な業務が何であるかを明確にしてください。

新設会社や事業実績が少ない会社が採用する場合

設立直後の会社や新規事業で外国人を採用する場合は、会社の事業内容や雇用の必要性が、決算書や会社案内だけでは十分に伝わらないことがあります。

事業計画、取引予定、採用後の業務量、給与を継続して支払える見込みなどを、客観的な資料とともに説明することが重要です。

転職に伴う在留資格の申請をする場合

すでに技術・人文知識・国際業務の在留資格を持っている外国人が転職する場合でも、新しい会社で行う仕事が、現在の在留資格に該当するとは限りません。

前職と新しい勤務先での業務内容が大きく異なる場合は、転職の経緯や、新しい仕事と本人の経歴との関連性を説明するとよいでしょう。

雇用理由書に記載する7つの項目

雇用理由書に決められた一律の様式はありませんが、一般的には、次の順番で整理すると読みやすくなります。

1．申請人の基本情報

次の情報を記載します。

・氏名
・国籍
・生年月日
・現在の在留資格
・申請する在留資格
・入社予定日

氏名は、パスポートや在留カードの表記と一致させてください。

2．会社の概要

会社について、次の事項を簡潔に説明します。

・会社名
・所在地
・設立年月日
・資本金
・従業員数
・事業内容
・主要な商品またはサービス
・主要な取引先
・外国人従業員の在籍状況

会社案内や登記事項証明書、決算書などの提出資料と、数字や記載内容が矛盾しないように注意します。

3．外国人を採用する理由

単に「人手不足だから」「外国人だから」という説明だけでは、採用理由として十分とはいえません。

次のように、会社の事業上の必要性を具体的に説明します。

・海外顧客からの問い合わせが増えている
・海外展開を予定している
・外国語による商談や契約交渉が必要になった
・専門的なシステム開発を行う人材が不足している
・新規事業の市場調査や商品企画を担当する人材が必要である

可能であれば、外国人顧客数、海外売上、問い合わせ件数、取引予定などの客観的な数字も記載します。

4．担当させる業務内容

雇用理由書の中でも、特に重要な項目です。

職種名だけでなく、実際の業務を具体的に記載します。

例えば「海外営業」と記載する場合は、次のように説明します。

・海外の取引候補企業に対する商品提案
・オンライン商談における通訳
・外国語による見積書、提案書の作成
・海外市場や競合商品の調査
・海外顧客との契約条件の調整
・輸出入に関する社内外の連絡調整

どこで、誰を対象に、何を使用し、どのような成果物を作る業務なのかが分かるように書きましょう。

5．申請人の学歴・職歴・能力

申請人について、次の内容を記載します。

・最終学歴
・大学や専門学校での専攻
・業務に関連する履修科目
・過去の職歴
・保有資格
・日本語能力
・その他の語学力や専門能力

卒業証明書、成績証明書、在職証明書、履歴書などと整合する内容にします。

6．学歴・職歴と業務内容の関連性

学歴や職歴を並べるだけではなく、入社後の業務にどのように生かされるのかを説明します。

例えば、次のように記載します。

「申請人は大学の経営学部において、マーケティング論、経営戦略論、統計学および消費者行動論を履修しています。当社では、外国人顧客を対象とした市場調査、販売データの分析および海外向け商品の企画を担当する予定であり、大学で習得した知識を直接活用できる業務です。」

在留資格「技術・人文知識・国際業務」は、自然科学や人文科学の知識を必要とする業務、または外国の文化に基盤を有する思考・感受性を必要とする業務を対象としています。出入国在留管理庁は、機械工学などの技術者、通訳、デザイナー、語学教師、マーケティング業務従事者などを該当例として挙げています。

7．雇用条件と受入体制

最後に、次の事項を記載します。

・雇用形態
・給与額
・勤務場所
・勤務時間
・配属部署
・指導担当者
・入社後の研修内容
・生活面や住居に関する支援

給与については、同じ業務に従事する日本人と同等以上であることを確認します。

雇用理由書だけでなく、雇用契約書、労働条件通知書、求人票、給与規程などとの整合性も確認してください。

雇用理由書のテンプレート

以下は、技術・人文知識・国際業務の申請を想定した一般的なテンプレートです。

会社の事業内容、申請人の経歴、担当業務に合わせて修正して使用してください。

令和〇年〇月〇日

〇〇出入国在留管理局長　殿

所在地　〇〇県〇〇市〇〇
会社名　株式会社〇〇
代表者　代表取締役〇〇〇〇

　　　　　　　　　　　　雇用理由書

当社が、下記申請人を雇用するに至った理由および入社後に担当させる業務について、以下のとおり説明いたします。

1．申請人

氏名：
国籍：
生年月日：
現在の在留資格：
申請する在留資格：技術・人文知識・国際業務
入社予定日：

2．当社の概要

当社は、令和〇年〇月に設立し、〇〇を主な事業としております。

現在の資本金は〇円、従業員数は〇名です。主な取引先は〇〇であり、〇〇の商品・サービスを提供しています。

3．申請人を採用する理由

当社では、現在〇〇に取り組んでおります。

今後、〇〇を拡大するため、〇〇に関する専門知識および〇〇語の能力を有する人材を必要としていました。

申請人は、〇〇大学〇〇学部で〇〇を専攻し、〇〇に関する知識および経験を有していることから、当社の求める人材に適合すると判断し、採用を決定しました。

4．申請人が担当する業務

申請人は、当社の〇〇部に所属し、主に次の業務を担当します。

・〇〇
・〇〇
・〇〇
・〇〇

これらの業務は、〇〇に関する専門的な知識を必要とするものであり、単純作業を主な内容とするものではありません。

5．申請人の学歴・職歴との関連性

申請人は、〇〇大学〇〇学部において、〇〇、〇〇および〇〇を履修しています。

当社で担当する〇〇業務では、〇〇の分析、〇〇の企画および〇〇との調整が必要となるため、大学で習得した〇〇に関する知識を活用することができます。

また、申請人は前職において〇年間、〇〇業務に従事しており、その経験も当社での業務に生かすことができます。

6．雇用条件および受入体制

申請人は正社員として雇用し、月額〇円の給与を支給します。この給与は、当社で同種の業務に従事する日本人従業員と同等以上の水準です。

入社後は、〇〇部の〇〇が業務指導を担当し、社内規程、業務手順および取扱商品に関する研修を実施します。

以上の理由により、当社は申請人を〇〇業務に必要な人材として採用しました。

申請人が担当する業務は、在留資格「技術・人文知識・国際業務」に該当する業務であると考えておりますので、在留資格の許可についてご審査いただきますよう、お願い申し上げます。

以上

雇用理由書の記載例

ここでは、日本語学校を卒業する外国人ではなく、海外の大学で経営学を専攻した外国人を、海外営業・マーケティング担当者として採用するケースを紹介します。

令和〇年〇月〇日

東京出入国在留管理局長　殿

東京都〇〇区〇〇一丁目〇番〇号
株式会社〇〇商事
代表取締役　〇〇〇〇

　　　　　　　　　　　　雇用理由書

当社が、申請人〇〇〇〇氏を雇用するに至った理由および入社後に担当させる業務について、以下のとおり説明いたします。

1．申請人

氏名：〇〇〇〇
国籍：ベトナム
生年月日：〇〇年〇月〇日
現在の在留資格：留学
申請する在留資格：技術・人文知識・国際業務
入社予定日：令和〇年〇月〇日

2．当社の概要

当社は、業務用食品および厨房用品の輸入、販売を行っている会社です。

国内の飲食店、ホテルおよび食品卸売会社に商品を販売するとともに、東南アジアの製造会社から商品の輸入を行っています。

近年は、ベトナム国内の製造会社との取引が増加しており、現地企業との商談、商品仕様の確認、契約条件の調整などを継続的に行っています。

3．申請人を採用する理由

当社では現在、ベトナム企業との連絡業務を代表取締役と営業担当者が兼務しています。

しかし、取引先および取扱商品の増加に伴い、ベトナム語による商談、現地市場の調査、商品資料の翻訳などを専門的に担当する人材が必要となりました。

申請人は、ベトナムの〇〇大学経営学部を卒業し、マーケティング論、経営戦略論、統計学および国際経営論を履修しています。

また、ベトナム語を母語とし、日本語能力試験N1に合格しているため、当社とベトナム企業との連絡調整を担当する人材として適任であると判断しました。

4．担当する業務

申請人は海外事業部に所属し、次の業務を担当します。

・ベトナム企業との商談および連絡調整
・商品仕様書、見積書および契約関係資料の翻訳
・ベトナム市場における競合商品および価格の調査
・取引先候補となる現地企業の調査
・海外向け商品の販売計画および営業資料の作成
・輸入商品の納期、数量および品質に関する調整

申請人が担当する業務は、外国語能力に加えて、経営、マーケティングおよび国際取引に関する知識を必要とする業務です。

倉庫内での商品の梱包、運搬その他の作業を主な業務として担当させる予定はありません。

5．学歴と業務内容の関連性

申請人は大学において、マーケティング論、経営戦略論、国際経営論および統計学を学んでいます。

入社後に担当する市場調査、販売計画の作成、取引先候補の分析および海外企業との契約条件の調整には、大学で習得した経営学およびマーケティングに関する知識を活用することができます。

また、申請人のベトナム語能力および日本語能力は、ベトナム企業との商談、資料の翻訳、社内担当者との情報共有に必要な能力です。

6．雇用条件および受入体制

申請人は正社員として雇用し、月額〇円の給与を支給します。

入社後は、海外事業部長が指導担当者となり、取扱商品、輸入手続、社内規程および取引先との連絡方法に関する研修を実施します。

以上の理由により、当社は申請人を海外営業およびマーケティング業務に必要な人材として採用しました。

申請人が担当する業務は、在留資格「技術・人文知識・国際業務」に該当するものと考えておりますので、在留資格変更許可についてご審査いただきますよう、お願い申し上げます。

以上

雇用理由書を書くときの注意点

「人手不足」だけを採用理由にしない

人手不足は採用のきっかけにはなりますが、それだけでは、申請人に専門的な業務を担当させる必要性が伝わりません。

会社が必要としている能力と、申請人が持っている知識・経験を結び付けて説明してください。

抽象的な職種名だけを書かない

「通訳」「営業」「事務」「管理」といった記載だけでは、具体的な仕事内容を判断できません。

対象となる顧客、商品、使用する言語、作成する資料、担当する工程などを具体的に記載しましょう。

実際の仕事より専門的に見せようとしない

単純な接客、レジ、清掃、梱包、調理補助、製造ライン作業などを担当させるにもかかわらず、書類上だけ「マーケティング」「生産管理」と記載することは避けてください。

雇用理由書の内容は、雇用契約書、求人票、会社のホームページ、組織図、申請人への聞き取り内容などと照合される可能性があります。

実際の業務内容を正確に整理したうえで、申請する在留資格に該当するかを検討する必要があります。

学歴との関連性を結論だけで済ませない

「大学の専攻と業務に関連性があります」と書くだけでは、具体的な関係が分かりません。

履修科目、学んだ内容、担当業務、その業務で知識を使用する場面を順番に説明しましょう。

ほかの提出書類と矛盾させない

次のような不一致には注意が必要です。

・申請書と雇用契約書で職務内容が異なる
・雇用理由書と求人票で給与額が異なる
・雇用理由書に記載した会社の売上高が決算書と異なる
・履歴書と卒業証明書で学校名や卒業年月が異なる
・会社のホームページに記載されていない事業を担当すると説明している

雇用理由書だけを完成させるのではなく、申請書類全体の整合性を確認することが重要です。

雇用理由書に関するよくある質問

雇用理由書に決まった書式はありますか？

技術・人文知識・国際業務の一般的な申請について、雇用理由書に全国共通の指定様式が用意されているわけではありません。

Wordなどを使用し、会社の事業内容、採用理由、担当業務、申請人の経歴との関連性を整理して作成するのが一般的です。

雇用理由書は何ページ程度がよいですか？

申請内容によって異なりますが、一般的な案件であれば、A4用紙2～4ページ程度に整理することが考えられます。

ページ数を増やすことよりも、審査で確認される事項を、具体的かつ矛盾なく説明することが重要です。

雇用理由書は会社と本人のどちらが作成しますか？

雇用理由書は、採用理由や担当業務を説明する書類であるため、基本的には受入企業が作成します。

申請人本人が作成する理由書とは、役割を分けて考えるとよいでしょう。

日本人ではなく外国人を採用する理由を書く必要がありますか？

「日本人にはできない仕事である」とまで説明する必要はありません。

重要なのは、会社がどのような能力を持つ人材を必要としており、申請人の学歴、職歴、語学力などが、その採用ニーズにどのように適合しているかを説明することです。

雇用理由書を提出すれば必ず許可されますか？

雇用理由書を提出しただけで、在留資格の許可が保証されるものではありません。

在留資格への該当性、学歴・職歴の要件、業務内容、給与、会社の事業状況などを含め、申請内容全体を踏まえて審査されます。

まとめ

雇用理由書では、外国人を採用したいという会社の希望だけでなく、次の点を一貫して説明することが重要です。

・会社がどのような事業を行っているか
・なぜその業務を担当する人材が必要なのか
・申請人にどのような学歴、職歴、能力があるか
・入社後に具体的にどのような業務を担当するか
・申請人の経歴と担当業務がどのように関連するか
・申請する在留資格に該当する業務であるか

特に技術・人文知識・国際業務の申請では、職種名だけで判断するのではなく、実際の業務内容と申請人の経歴を個別に確認する必要があります。

行政書士しのはら事務所では、外国人を採用する企業からのご相談を受け、在留資格の要件確認、必要書類のご案内、雇用理由書の作成、申請書類の提出までサポートしています。

外国人の採用が決まったものの、申請する在留資格や雇用理由書の書き方が分からない場合は、お気軽にご相談ください。